Privacy policy.

RENTXPND BV (hierna “wij”, “ons”) met zetel te Mouterij 10i, 2550 Kontich en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0773.799.880 hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de gegevens die in ons bezit zijn of komen beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens en laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om onze taken te kunnen uitvoeren.

Wij leveren dan ook alle inspanningen om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”) en de nationale uitvoeringswetgeving.

Wij willen u door middel van deze privacyverklaring informeren over wie wij zijn, welke persoonsgegevens wij van u verzamelen en verwerken, voor welke doeleinden wij deze gegevens zullen verwerken, op welke rechtsgrond wij deze verwerking baseren, aan wie uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven, hoe lang wij u persoonsgegevens bewaren, hoe wij uw persoonsgegevens beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij vragen dat u deze privacyverklaring aandachtig leest en kennis neemt van de inhoud.

1.    TOEPASSINGSGEBIED

Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren. Wij verwijzen hiervoor naar onze website: https://www.rentxpnd.com/.

2.    WIE VERWERKT DE GEGEVENS? 

RENTXPND BV

Adres: Mouterij 10i, 2550 Kontich (België)
Ondernemingsnummer: 0773.799.880.
E-mailadres: privacy@RENTXPND.com

In het kader van onze activiteiten verzamelen, gebruiken, bewaren, delen of verwerken wij persoonsgegevens. Op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, kwalificeren wij als “verwerkingsverantwoordelijke” met betrekking tot deze persoonsgegevens.

Wij kunnen uw persoonsgegevens zowel rechtstreeks (van u) als onrechtstreeks (via derden) van de betrokkene verkrijgen en opnemen in een verwerking. Indien de doorgifte aan een andere ontvanger wordt overwogen, gebeurt de informatieverstrekking uiterlijk op het eerste moment van de doorgifte. [A2] 

3.    WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

Wij verzamelen in het kader van onze activiteiten de volgende persoonsgegevens:

  • uw identiteits- en contactgegevens: bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, voor- en achternaam, aanspreektitel, adres, e-mailadres, telefoon-en gsm-nummer, identiteitskaartnummer en rijksregisternummer;

  • uw financiële gegevens: identificatie- en bankrekeningnummers, een overzicht van de betalingen en openstaande bedragen, etc.;

  • elektronische identificatiegegevens: IP-adressen, informatie die via cookies verzameld wordt (lees ons cookiebeleid hieronder);

  • andere: andere gegevens die u zelf aan ons meedeelt.

Deze persoonsgegevens verkrijgen wij ofwel rechtstreeks van onze klanten, leveranciers, (sub)onderaannemers, etc.

Wij wijzen u er graag op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden. U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer wij niet beschikken over deze gegevens.

4.    VAN WIE VERZAMELEN WIJ PERSOONSGEGEVENS EN WAT ZIJN DE VERWERKINGSDOELEINDEN EN DE RECHTSGRONDEN?

In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens van:

  • klanten (zoals, o.a., particulieren, ondernemingen, etc.), medewerkers, aangestelden, personeel  en andere contactpersonen van onze klanten;

  • leveranciers, (sub)onderaannemers, personeel, medewerkers, aangestelden, en andere contactpersonen van onze leveranciers en onderaannemers;

  • ons personeel; en

  • anderen: zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, enz.

    Wij kunnen voormelde persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:

  • voor het leveren van onze diensten (de uitvoering van de overeenkomst zijnde, de verhuur van een trailer en/of enige andere materialen, inbegrepen de opstelling en afbraak trailer, technische ondersteuning, basis sanitaire benodigdheden, en frisdrankenpakket.);

  • voor klanten- en leveranciersbeheer;

  • om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op ons rusten, zoals de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen en de verplichtingen inzake de anti-witwas;

  • het verlenen van toegang tot uw profiel op ons klantenportaal;

  • voor het beheer van (facturatie-)geschillen en vorderingen;

  • voor het beheer en de optimalisatie van onze website;

  • om verzoeken en vragen gesteld via het contactformulier op onze website te kunnen opvolgen en u de gevraagde informatie te kunnen toesturen;

  • etc.

Hieronder kan u de voor deze verwerkingen relevante rechtsgronden terugvinden:

  • Voor de verwerking van persoonsgegevens voor de toegang op het klantenportaal en de behandeling van de vragen die wij ontvangen via de website baseren wij ons op uw toestemming.

  • Voor de verwerking van persoonsgegevens voor onze dienstverlening, klanten- en leveranciersbeheer en voor de opvolging van de facturatie baseren wij ons op de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben gesloten. Indien u de noodzakelijke persoonsgegevens niet verstrekt aan ons, kunnen wij de overeenkomst met u niet afsluiten of een reeds afgesloten overeenkomst niet correct uitvoeren.

  • De verwerking van persoonsgegevens voor de boekhoudkundige, fiscale,  antiwitwas- en andere eventuele wettelijke verplichtingen die op ons rusten, baseren wij op de noodzaak om aan deze wettelijke verplichting te voldoen. Indien u aan ons geen of verkeerde persoonsgegevens verstrekt, kunnen wij niet op een afdoende wijze voldoen aan deze wettelijke verplichting die op ons rust.

  • In alle andere gevallen of wanneer onze klant een rechtspersoon is en wij de persoonsgegevens van de contactpersoon bij onze klant verwerken, baseren wij de verwerking van persoonsgegevens op de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (met name ons belang om onze klanten te contacteren, om potentiële klanten te contacteren, de goede werking van onze website, om onze business te promoten in het algemeen, zowel online als offline, om onze contacten te onderhouden, enzovoort). Alvorens wij persoonsgegevens verwerken op deze rechtsgrond, voeren wij een belangenafweging uit m.o.o. de bescherming van uw persoonsgegevens en om te voorkomen dat uw andere fundamentele rechten en vrijheden niet dermate worden geschonden dat zij onze gerechtvaardigde belangen opheffen. Hierbij houden wij rekening met de aard van het belang, het dwingend karakter ervan, de gevolgen van de verwerking voor u, hoeveelheid en aard van de verzamelde persoonsgegevens, de verwerking die wij uitvoeren en uw redelijke verwachtingen. 

Deze gegevens worden opgenomen in onze gegevensbestanden en bevinden zich binnen de EU of zijn in elk geval toegankelijk via de maatschappelijke zetel. Wij gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor wij de gegevens hebben verkregen.

5.    HOE LANG BEWAREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

De persoonsgegevens worden door ons bewaard  voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking (zoals hierboven beschreven).

  • Persoonsgegevens opgenomen in boekhoud-, financiële of andere officiële documenten zullen worden bijgehouden zo lang als deze documenten wettelijk moeten worden bijgehouden, voor boekhoudkundige stukken is dit minstens 10 jaar;

  • Persoonsgegevens vereist voor de uitvoering en opvolging van een contractuele relatie zullen worden bijgehouden gedurende de gehele duurtijd van die relatie en 10 jaar na de beëindiging ervan;

  • Wat de gegevens betreft van bezoekers van onze website, verwijzen wij naar ons cookiebeleid dat u hieronder kan terugvinden.

Wij zullen uw persoonsgegevens enkel voor een langere periode bewaren wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of indien het nodig is om onze belangen in rechte te verdedigen (bijvoorbeeld in geval van een geschil). Indien u meer informatie over onze bewaartermijnen wenst dan kan dit op eenvoudig verzoek.

6.    UW RECHTEN EN HOE U DEZE KUNT UITOEFENEN

Binnen de grenzen gedefinieerd in de artikelen 15-22 van de AVG, heeft u de volgende wettelijke rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om te weten of wij uw persoonsgegevens al dan niet verwerken, om inzage te verkrijgen in die persoonsgegevens, om inzage te verkrijgen in de gegevens die wij over u hebben en na te gaan hoe en waarom deze worden ze worden verwerkt, en om een kopie te ontvangen van die gegevens.

  • Recht op rectificatie (verbetering): u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.

  • Recht op gegevens wissen (recht op vergetelheid): u heeft in specifieke gevallen het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen.

  • Recht op beperking: U heeft het recht  de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de AVG.

  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking indien de verwerking berust op uw toestemming of op een overeenkomst en indien de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.

  • Recht van bezwaar: u heeft het recht om vanwege redenen die met uw specifieke situatie verband houden, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. wegens ernstige en legitieme motieven.

  • Recht van bezwaar tegen direct marketing: u heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor directe marketing doeleinden. Dit recht is absoluut. Wij zullen hier steeds gevolg aan geven.

  • Recht van intrekking van de toestemming: indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken. Dit heeft echter tot gevolg dat wij bepaalde diensten niet meer kunnen aanbieden.

  • Automatische beslissingen en profilering: u heeft het recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of dat u anderszins in aanmerkelijke mate treft. Wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen. 

U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot onze firma, via privacy@RENTXPND.com.

De uitoefening van deze rechten is in beginsel gratis. Enkel bij onredelijke of herhaaldelijke verzoeken kunnen wij hiervoor een redelijke administratieve kost aanrekenen.

Wij trachten steeds zo snel mogelijk, doch ten vroegste binnen vier weken vanaf de datum van ontvangst, te antwoorden op uw verzoeken of vragen. Het is mogelijk dat wij in geval van twijfel u eerst om bijkomende informatie vragen of een identiteitsbewijs vragen om uw identiteit te controleren.

Voor verdere informatie en advies over bovenstaande rechten verwijzen wij u naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Behalve voormelde rechten, heeft u ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij een Europese toezichthoudende autoriteit in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door ons. In België is de toezichthoudende autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). U kan de GBA bereiken via:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
E-mail: contact@apd-gba.be

 U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.

7.    WIE ONTVANGT UW PERSOONSGEGEVENS?

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze leveranciers, boekhouder, revisor, juridische dienst, (onder)aannemers, evenals door de overheid.

Opgelet: deze lijst is niet exhaustief. Er kunnen andere gevallen zijn waarbij wij andere partijen moeten informeren om onze diensten zo effectief mogelijk te kunnen leveren. Wij achten dit noodzakelijk in overeenstemming met onze wederzijdse belangen.

Dit gebeurt uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. In het bijzonder hebben wij met onze dienstverleners – voor zover wettelijk vereist – overeenkomsten gesloten inzake doorgifte of verwerkersovereenkomsten, die voldoen aan de vereisten van artikel 28 van de AVG en geven wij gepaste instructies aan de dienstverleners over hoe zij met de persoonsgegevens moeten omgaan. 

Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zouden worden. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming.

8.    HOE BESCHERMEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Wij nemen de passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op de specifieke risico’s die wij hebben geïdentificeerd en om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken. Wij beschermen uw persoonsgegevens op die manier zo goed als mogelijk tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens:

  • Alle personen die namens ons van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

  • Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.

  • Wij pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.

  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

  • Wij testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Indien wij samenwerken met een derde partij, maken wij de nodige contractuele afspraken om uw persoonsgegevens op een veilige manier te (laten) verwerken.

Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van de door ons verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via e-mail: privacy@RENTXPND.com.

In geen geval kunnen wij aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

9.    WIJZIGING PRIVACYVERKLARING

Wij kunnen onze privacyverklaring wijzigen. Wij vragen u dan ook om geregeld deze privacyverklaring te lezen om op de hoogte te blijven van deze eventuele aanpassingen.